FAQ

Oui, la plateforme EDIsignature est multi-langues (français / anglais).

Chaque utilisateur peut choisir la langue utilisée sur son profil, via le petit drapeau en haut à droite de son compte.

De même, vous pouvez sélectionner la langue dans la laquelle vos clients recevront les informations. Pour cela, la langue est à sélectionner à l’étape « Saisie des coordonnées client » d’un circuit.

Il existe 5 types de profils utilisateurs que votre Administrateur peut vous attribuer. 

Nota Bene  : Il est possible de cumuler les différents profils.

• Profil « Administrateur société »

Ce profil permet la gestion des utilisateurs, des divisions, de(s) société(s), la personnalisation des styles, des courriels.

• Profil « Administrateur de divisions »

Ce profil permet de faire la gestion des utilisateurs dans les divisions attribuées.

• Profil « Responsable de divisions »

Ce profil permet de gérer les circuits des gestionnaires qui sont dans sa division.

• Profil « Gestionnaire de circuit »

Ce profil permet de démarrer un circuit et de gérer les différents circuits dont vous êtes à l’initiative ou qu’une tâche vous est affectée dans un circuit délégué ou initié par l’assureur.

• Profil « Gestionnaire de circuits sans division »

Ce profil permet de voir et télécharger les documents des circuits qui ne sont affectés à aucune division (orphelins). Nous vous conseillons vivement de l’affecter à au moins l’un de vos utilisateurs.

Par exemple : si une division est supprimée, le circuit se retrouve attaché à une division qui n’existe plus et dans ce cas, aucun utilisateur ne pouvait le voir : à présent ce profil “Gestionnaire de circuits sans division” peut le voir.

• Profil « Gestionnaire de divisions »

Ce profil permet à l’utilisateur d’agir sur l’ensemble des circuits rattachés aux mêmes divisions que lui.

• Profil « Signataire convention » (Dédié aux circuits convention de courtage pour les assureurs)

Ce profil permet aux personnes habilitées chez les assureurs de signer les différentes conventions de courtage et d’avoir une visibilité sur les circuits pour lesquels une signature vous est demandée.

Ce profil n’a aucun effet sur les utilisateurs des cabinets de courtage.

• Profil « Réaffectation de circuits »

Ce profil permet de réaffecter le(s) circuit(s) des gestionnaires qui sont dans sa division.

Il s’agit d’un profil qui doit être obligatoirement paramétré sur un utilisateur de chaque société.

Par exemple : Un assureur émet un circuit à destination d’un courtier adhérent mais il ne connaît pas nominativement le collaborateur destinataire. Dans ce cas, l’assureur sélectionnera le nom de la société, plutôt que le nom de l’utilisateur. Le circuit sera alors affecté au cabinet de courtage et l’utilisateur avec le profil « Réaffectation de circuits » pourra réaffecter celui-ci.

Pour vous identifier sur la plateforme de signature électronique EDIsignature, vous recevez, au préalable, un courriel dont l’objet est « Activation de votre compte Plateforme EDIsignature ».

Afin d’activer votre compte utilisateur, vous devez cliquer sur le lien contenu dans ce courriel.

Ce lien vous ouvre une page dans votre navigateur.

Vous devez créer votre mot de passe (il doit être complexe et respecter les indications).

Après avoir activé votre compte EDIsignature, vous allez être redirigé vers notre plateforme.

Pour vous authentifier vous avez besoin :

• de votre adresse électronique.
• de votre mot de passe (qui est celui que vous venez de créer).

Pour réinitialiser un mot de passe utilisateur, vous avez 2 possibilités :

1 - Depuis la page d’accueil  en cliquant sur « J’ai oublié mon mot de passe »

2 - Dans le menu Administration > Gérer les utilisateurs

• Cliquez sur le bouton suivant

• Puis sur « Actions »
• Et « Email de réinitialisation de mot de passe »

Dans tous les cas :

Le système envoie un courriel à l’utilisateur afin qu’il réinitialise son mot de passe, le modèle de courriel envoyé est le suivant :

Il doit alors :

• Cliquer sur le lien profond
• Réinitialiser son mot de passe

Le mot de passe doit suivre les règles établies pour la sécurité, comme indiqué ci-dessous :

Dès que l’utilisateur valide son mot de passe, il peut alors se connecter.

L’expiration du mot de passe à 90 jours sera notifiée à l’utilisateur (J-10, J-1) via un message informatif présent sur son compte EDIsignature.

Exemple de message informatif avant expiration :

Si le mot de passe n’est pas modifié avant expiration, l’utilisateur devra alors suivre la procédure de réinitialisation du mot de passe.

Message qui apparaît après expiration :

Pour paramétrer vos abonnements aux notifications, cliquez sur :

Sur votre nom en haut à droite > Gestion de l’abonnement aux notifications

 Dans la colonne « Activé », tout à droite :

• pour vous abonner, vous devez cocher la case (déjà cochée par défaut).
• pour vous désabonner, vous devez décocher la case.

Pour enregistrer vos modifications, vous devez cliquer sur « Sauvegarder les abonnements ».

Avant toutes choses, sachez que les fichiers à signer doivent être en PDF. Tous les autres formats de fichiers, ne pourront être signés électroniquement. De plus, seuls les documents PDF joints dans l’encadré « Documents de l’assureur » ou « Documents du courtier » pourront être signés électroniquement.

Dans un circuit de signature, vous pouvez charger :

• Pour les documents à signer, jusqu’à 50 Mo par document contractuel et le poids de l’ensemble des documents contractuels d’un circuit est fixé à 200 Mo.
• Pour les documents privés et documents précontractuels, jusqu’à 4 Mo par document privé ou précontractuel et le poids de l’ensemble des documents privés ou précontractuels d’un circuit est fixé à 20Mo.
• Pour les pièces jointes (uniquement les circuits CS012 – Convention de courtage), jusqu’à 4 Mo par pièce jointe et le poids de l’ensemble des pièces jointes est fixé à 20 Mo.

Par exemple, dans un circuit de signature, hors circuit convention de courtage (CS012) vous pourrez charger :

• 4 documents contractuels de 50 Mo ou 10 documents de 20 Mo.
• 2 documents privés et/ou précontractuels de 2 Mo ou 4 documents de 1Mo.

Oui, il est possible de signer un document comportant déjà une signature électronique sur la plateforme EDIsignature.

La sur-signature vous permet de signer et/ou de faire signer à vos clients des documents déjà signés électroniquement par ailleurs (sur EDIsignature ou tout autre solution de signature électronique externe).

A noter : la « sur-signature » ne permet pas de gérer l’intégrité de la signature électronique précédente si elle a été effectuée sur une autre solution.

Cher adhérent,

EDICourtage vous souhaite la bienvenue sur EDIsignature – solution de signature électronique conçue pour le courtage et l’assurance.

Votre compte société a été créé et l’équipe support d’EDICourtage vous a adressé un courriel pour vous indiquer la création de votre compte Administrateur.

Pour démarrer l’utilisation de votre compte, il est nécessaire de réaliser quelques étapes de configuration (détaillées dans d’autres articles du menu « Premiers pas ») :

• Etape 1 : Créer une division / sous-division

Cette étape permet de recréer votre organisation interne (entités / services) sur EDIsignature et d’y affecter des modèles de circuit, ainsi que des utilisateurs à une entité / un service.

Une division correspond aux différentes entités/services de votre société. 
Une sous-division correspond aux différentes sous-entités/services de votre société.

Par exemple : La société Courtier TEST 

• Division : Paris
  • Sous-division : IARD
  • Sous-division : Vie
• Division : Lyon
  • Sous-division : IARD
  • Sous-division : Vie

• Etape 2 (facultative) : Créer des modèles de paramétrage de circuits

Cette étape consiste à personnaliser vos modèles circuits (notamment pour les modes et types de signature) pour les affecter à une division/sous-division, et ainsi faciliter la gestion de vos collaborateurs pour la création/l’envoi de circuits.

Qu'est-ce qu'un circuit ? Un circuit, aussi appelé transaction, est le processus 
d'envoi des documents à signer à votre client. Il débute dès la création et se
termine lorsque votre client a signé, ou lorsque le circuit a expiré ou est annulé. Si un circuit vous est délégué (par un
collaborateur par exemple) ou qu'il est à l'initiative d'une autre structure (un
assureur par exemple) alors vous serez amené à traiter ce que l'on nomme "une 
tâche". Cela signifie qu'une action de votre part est requise sur un circuit. 

Pour chacune de mes divisions, je peux choisir un paramétrage spécifique (qualification de la signature, type de signature, mode de la signature, lecture du document, personnalisation du visuel de signature client).

Par exemple :

• Pour ma division « Paris », je paramètre le modèle de circuit CS06, avec un mode de signature « Face à face » uniquement, un type de signature OTP et la lecture des documents obligatoire.
• Pour ma division « Lyon », je paramètre modèle de circuit CS06, avec un mode de signature « A distance » uniquement, un type de signature PAD et sans la lecture des documents obligatoire.

Si vous ne réalisez pas cette étape, alors le paramétrage par défaut sera appliqué :

• Qualification de signature : Simple
• Type de signature : OTP
• Mode de signature : À distance
• Lecture document : Non
• Personnalisation du visuel : Oui

• Etape 3 (facultative) : Affecter des modèles de circuits à une division / sous-division avec un paramétrage 

Cette étape vous permet d’affecter des modèles de circuits, créés à l’étape 2, à des divisions/sous-divisions, créées à l’étape 1. Grâce à cette affectation, et à ces pré-paramétrages, vos collaborateurs gagneront du temps pour créer/envoyer des circuits à vos clients.

• Etape 4 : Créer un utilisateur

Cette étape consiste à créer des comptes utilisateurs pour vos collaborateurs afin de leur permettre d’accéder aux circuits.

En fonction du(des) profil(s) affectés à chaque utilisateur, ces derniers pourront, créer, envoyer ou simplement visualiser les circuits.

Pour plus d’informations sur les différents profils existants, cliquez ici. 

• Etape 5 : Personnaliser l’interface de signature client et les courriels avec le logo de ma société 

Cette étape vous permet d’ajouter votre logo sur les interfaces de signature visibles par vos clients, ainsi que dans les courriels qui leurs sont envoyés.

Cela permet notamment à vos clients de visualiser facilement que la signature de documents est demandée par leur courtier ou leur assureur.

• Etape 6 : Personnaliser l’affichage de l’interface de signature client

Cette étape vous permet de mettre à votre image l’interface de signature client, en modifiant la taille et couleur du texte.

• Etape 7 : Mon premier circuit de signature électronique

Les grands paramétrages du compte de votre société sont terminés, vos collaborateurs peuvent à présent démarrer leurs premiers circuits de signature électronique.

Pour créer une division, cliquez sur le bouton « + »

Pour cela, rendez-vous sur Administration > Société > Gestion des divisions

Remplissez les champs et cliquez sur « Ajouter la division »

Le champ « Référence technique » doit être unique.

Une sous-division se crée de la même façon qu’une division. Toutefois, pour l’affecter à une division, il faut au préalable sélectionner celle-ci.

A noter : Bien qu’aucune limite ne soit prévue sur le nombre de division/sous-division, pour des raisons de performance, il est conseillé de ne pas dépasser 5 niveaux de division/sous-division.

Pour créer un modèle de paramétrage de circuit, cliquez sur le bouton « + »

Pour cela, rendez-vous sur Administration > Paramétrage des modèles

Sélectionnez la société de votre choix dans la liste des sociétés

Sélectionnez le modèle de circuit de votre choix

Cliquez sur « + » pour créer un nouveau paramétrage

Indiquez vos choix et cliquez sur « Créer le paramétrage »

Pour activer le modèle de circuit d’une division et/ ou sous division, cliquez sur le bouton « Gestion des modèles »

Pour cela, rendez-vous sur Administration > Société > Gestion des modèles

Dans la liste des divisions, sélectionnez la division ou la sous-division de votre choix

Sélectionnez ou désélectionnez le modèle de circuit que vous souhaitez affecter à la division / sous-division, et cliquez sur « Sauvegarder »

Pour créer un utilisateur, cliquez sur ce bouton « + »

Pour cela, rendez-vous sur Administration > Utilisateurs

Une page s’ouvre…

Indiquez les informations nécessaires (Nom, Prénom, Téléphone, choix de la division etc.), et cliquez sur « Créer l’utilisateur »

Les champs « Nom d’utilisateur » et « Courriel » doivent contenir l’adresse électronique de l’utilisateur. 

A noter : Vous devez obligatoirement affecter le profil « Réaffectation de circuit » à l’un de vos utilisateurs. Pour plus d’informations sur ce rôle, cliquez ici.

Le système envoie un courriel à l’utilisateur afin qu’il active son compte.

Vous pouvez renvoyer vos utilisateurs vers les pages suivantes de notre FAQ :

• Cliquez ici pour connaître la procédure d’activation d’un compte utilisateur
• Cliquez ici pour connaître la procédure pour se connecter après activation

Pour ajouter/ modifier le logo de la société, cliquez sur le bouton « Logo de la société »

Pour cela, rendez-vous sur Administration > Société > Logo de la société

Cliquez sur le bouton « Modifier »

Puis, cliquez sur « Charger une image » (pour ajouter votre logo) et « Sauvegarder »

Votre logo doit respecter les conditions suivantes :

• Fichier de type image (.jpg, .png, .gif, .jpeg)
• Taille maximale : 50ko
• Largeur et hauteur maximales de l’image : 450px

Vous pouvez modifier les couleurs et la taille du texte de l’interface de signature client.

Pour cela, rendez-vous sur Administration > Gérer les styles

Sélectionnez la société de votre choix

Sélectionnez le style que vous souhaitez modifier

Appliquez votre style et cliquez sur « Sauvegarder »

Maintenant que votre Administrateur à paramétrer les fonctionnalités essentielles au bon fonctionnement de votre compte EDIsignature, vous pouvez commencer votre premier circuit.

Pour réaliser votre premier circuit, nous vous invitons à consulter :

• Nos guides sur les circuits en cliquant ici
• Notre tutoriel en  cliquant ici 

Bon démarrage et bienvenue sur EDIsignature 🙂

Pour connaître les assureurs connectés à la plateforme EDIsignature, nous vous invitons à consulter notre synthèse mise à jour régulièrement sur notre site Internet : Synthèse des assureurs connectés.

Pour connaître les éditeurs compatibles avec la plateforme EDIsignature, nous vous invitons à consulter notre synthèse mise à jour régulièrement sur notre site Internet : Synthèse des éditeurs compatibles.

•  Guide administrateurs (v2)
•  Guide utilisateurs – Grandes fonctionnalités (v5)
•  Guide utilisateurs – Positionnement des visuels de signature (v4)

•  Guide CS013a – Complétude d’un circuit par un courtier inconnu (v2)
•  Descriptif des circuits disponibles (v03-2021)
•  Guide CS06a – Circuit courtier / client (v2)
•  Guide CS05 – Envoi d’un contrat au courtier (v4)

•  Guide signature client final (v2)

Un certificat de cachet électronique (personne morale) est l’équivalent, en version numérique, du tampon de votre entreprise.
Instauré par le règlement européen eIDAS, il permet d’attester de l’identité de la personne morale à laquelle il a été délivré. Ainsi, il viendra sceller vos documents pour en garantir l’origine et l’intégrité (avec horodatage) par voie électronique.

La signature électronique n’est pas un élément visible sur les documents signés. Il s’agit d’un ensemble de codages attaché aux documents signés.

EDIsignature vous propose un certificat de cachet électronique RGS ** en option dans les offres.

Il est créé après vérification de l’existence de votre société et de l’identité du responsable légal notamment, par notre tiers certificateur Certinomis. Il s’agit d’un certificat sécurisé, avec valeur juridique, à renouveler par période de 1, 2 ou 3 ans selon votre choix.
En commandant un certificat de cachet électronique RGS **, vous pourrez personnaliser son visuel d’affichage sur les documents.

Exemple : 

Pour personnaliser votre visuel, vous devez adresser une image à support@edicourtage.fr :  

• Dimension : 200 * 100 px
• Format : jpg, png, bmp ou gif

Si votre société n’a pas pris de cachet électronique à son nom, alors vous serez en signature déléguée.

En signature déléguée, le cachet électronique rattaché à votre compte EDIsignature sera celui d’EDICourtage pour le compte de votre société.

A noter : certains assureurs connectés ne tolèrent pas la signature électronique de leurs contrats en signature déléguée. Pour les assureurs connectés, c’est à vous de vous en assurez auprès d’eux.

Aperçu du cachet électronique en signature déléguée, après signature du client :